Beiträge und Kasse

Vom Jahresbeitrag bis zum Kassenbuch. Der Teil, der dem Kassier am meisten Zeit spart, wenn er einmal eingerichtet ist.

Einmalig einrichten

Bevor die erste Rechnung rausgeht, brauchen Sie drei Dinge:

1. QR-Rechnungsdaten: IBAN des Vereins und die Absenderadresse, die auf der Rechnung steht. Ohne das lässt sich keine QR-Rechnung erzeugen.
2. Mitgliederkategorien: Aktiv, Passiv, Ehrenmitglied. Sie bestimmen, wer wie viel zahlt.
3. Beitragskategorien: Jahresbeitrag, Ermässigt, Gönnerbeitrag, mit Betrag und der Angabe, für welche Mitgliederkategorien sie gelten.

Der Beitragslauf

Ein Beitragslauf erzeugt in einem Schritt die Rechnungen für alle betroffenen Mitglieder. Sie geben Titel, Zeitraum und Fälligkeit an und wählen die Beitragskategorien.

Vor dem Absenden sehen Sie die Empfängerliste mit Betrag pro Person. Das ist der Moment, um Ausnahmen zu prüfen: Wer diesen Jahresbeitrag nicht zahlen soll, wird hier herausgenommen. Danach gehen die Rechnungen raus, jede mit eigener Referenznummer.

Rechnungen

Unter Rechnungen steht der Stand jeder einzelnen: offen, bezahlt, überfällig oder storniert. Von hier aus verschicken Sie eine Rechnung erneut, laden das PDF herunter oder erfassen eine Zahlung von Hand.

Wer keine E-Mail nutzt, bekommt die Rechnung ausgedruckt. Das PDF enthält den Schweizer QR-Einzahlungsschein und lässt sich direkt am Postschalter oder in der Banking-App bezahlen.

Mahnungen

Überfällige Rechnungen lassen sich in Stufen mahnen. Jede Stufe wird protokolliert, Sie sehen also, wer wann welche Erinnerung bekommen hat. Wer schon bezahlt hat, fällt automatisch raus.

Zahlungen abgleichen

Zwei Wege führen zum Ziel. Von Hand: Zahlung an der Rechnung erfassen, fertig. Oder über den Bank-Import (CAMT): Sie laden die CAMT-Datei Ihrer Bank hoch, Vereinly ordnet die Zahlungen über die Referenznummern den Rechnungen zu und markiert sie als bezahlt.

Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, etwa eine Zahlung ohne Referenz, landet in einer Liste zum Nachbearbeiten. Der Import ist wiederholbar: Bereits verbuchte Zahlungen werden erkannt und nicht doppelt erfasst.

Buchhaltung

Der Bereich Buchhaltung kennt zwei Modi. Die einfache Kasse reicht für die meisten Vereine: Einnahmen und Ausgaben erfassen, Belege anhängen, Kassenbuch ausdrucken. Die doppelte Buchhaltung kommt ab Pro+ dazu, mit Kontenplan, Bilanz, Erfolgsrechnung und Jahresabschluss.

Umschalten können Sie in den Einstellungen der Buchhaltung. Bezahlte Mitgliederbeiträge bucht Vereinly auf Wunsch automatisch als Einnahme, damit der Kassier sie nicht zweimal erfasst.

Konten und Kategorien

Konten bilden ab, wo das Geld liegt: Postkonto, Bankkonto, Bargeldkasse. Kategorien beschreiben, wofür es fliesst: Mitgliederbeiträge, Konzerteinnahmen, Dirigentenhonorar, Raummiete. Jede Buchung braucht ein Konto und, ausser bei Umbuchungen zwischen zwei eigenen Konten, eine Kategorie.

Jahresabschluss

Am Ende des Geschäftsjahres erzeugen Sie den Abschluss als PDF: Einnahmen und Ausgaben nach Kategorie, Kontostände, Vergleich zum Vorjahr. Das ist das Dokument, das die Revisoren bekommen und das an der Generalversammlung aufliegt.

Was noch fehlt

Zahlung per Kreditkarte oder Twint direkt über die Rechnung ist in Arbeit. Bis dahin läuft alles über den QR-Einzahlungsschein. Sagen Sie uns, wenn Ihnen etwas anderes dringender fehlt.